Como em diversos outros tipos de empresas, o sucesso da supply chain hospitalar está diretamente relacionado com sucesso dos hospitais em nível institucional. A criticidade de materiais e medicamentos e a natureza dos serviços prestados demandam, no entanto, uma performance acima da média em relação a empresas de outros setores.
Gestores de hospitais empenhados em reduzir custos, controlar estoques e evitar erros encontram na supply chain management (SCM) um solo fértil para a melhoria contínua e adaptabilidade organizacional estratégica.
Inteligência em planejamento e apoio de tecnologias adequadas são fatores-chave de sucesso para se manter a integralidade dos processos diante de pressões como pela redução de áreas de armazenagem em benefício de mais áreas para leitos em um cenário de crescente demanda.
Reduzir estoques em um hospital sem introduzir ou aumentar o risco de desabastecimento requer pessoal qualificado, processos bem estabelecidos e tecnologia adequada para viabilizar e sustentar novas metodologias, bem como o incremento da automação.
Em essência, a gestão da cadeia de suprimentos hospitalar integra a gestão do suprimento e da demanda, internamente e entre as empresas. Confira algumas práticas consagradas de grande impacto positivo em sua performance:
1. Compartilhamento de conceitos de supply chain hospitalar
Ganhos reais de eficiência na cadeia de suprimentos são obtidos quando há uma boa integração entre os processos, tanto internos quanto externos. Quando há integração, fica nítida a interdependência de processos que, não raras vezes, começam em uma organização e terminam em outra.
Assim, um passo importante para incremento da integração é o compartilhamento de um conjunto unificado de conceitos. Uma linguagem única deve permear toda a troca de informações entre os diferentes níveis da organização e entre os parceiros a montante e a jusante.
Equipes que aplicam os mesmos conceitos e se reúnem para compartilhamento de resultados, dificuldades e melhores práticas desenvolvem confiança, reduzem redundâncias e conquistam apoio mútuo para mudanças nos processos.
2. Qualificação e redução do número de fornecedores
O número de fornecedores envolvidos e a variedade de produtos adquiridos são aspectos identificadores de complexidade na cadeia de suprimentos.
Parcerias estratégicas entre hospitais e fornecedores podem melhorar de forma significativa os níveis de serviço de fornecimento. Trabalhar com um número reduzido de fornecedores bem engajados pode impactar em reduções de custos pela concentração de volumes de compras, mas também, porque facilitam a gestão e podem reduzir a manutenção de estoques e seus custos associados.
Um processo de seleção e qualificação de fornecedores deve ter em mente a capacidade técnica e desempenho em vez de simplesmente processos licitatórios. Benefícios de uma parceria devem ser analisados em uma escala mais ampla, englobando aspectos que vão além do preço unitário de itens.
3. Simplificação de processos
De acordo com a filosofia Lean, as operações devem ser enxutas e livres de desperdício. Assim, todas as atividades da cadeia de suprimentos hospitalar devem ser avaliadas continuamente a fim de se eliminarem aquelas que não agregam real valor.
O mesmo princípio pode ser aplicado em relação às parcerias: as que não agregam valor são elos dispensáveis da cadeia.
Um obstáculo clássico à simplificação de processos está na integração entre sistemas. Muito tempo se desperdiça quando a troca de dados entre um departamento ou subsistema organizacional e outro, por exemplo, é feita de forma manual. Além de moroso, isto pode estar sujeito a erros de digitação e mesmo procrastinação.
São práticas amigáveis à simplificação: o mapeamento, automatização e padronização de processos, definição de regras de negócio e a terceirização de atividades secundárias.
4. Redução do número de SKUs
Uma avaliação criteriosa “do que se comprar” com foco em redução da variabilidade é essencial para um bom desempenho de custos. A seleção e padronização dos produtos funcionalmente equivalentes é um ótimo parâmetro para o alcance deste objetivo.
A preferência dos médicos por determinados produtos e medicamentos é um exemplo comum de obstáculo, que pode ser trabalhado através do estabelecimento de comissões multidisciplinares, como a de Farmácia e Terapêutica.
Essas comissões são compostas por médicos, enfermeiros, farmacêuticos, administradores e outros membros, com a finalidade de selecionar itens fornecidos pelo mercado de acordo com critérios como eficácia, segurança, qualidade e custo.
Outro fator importante nessa análise é o custo total do produto na cadeia de suprimentos, que se diferencia do custo unitário. Um determinado equipamento de diagnóstico, por exemplo, pode ter seu custo unitário reduzido, embora contenha metais pesados e um custo elevado de descarte final associado.
A redução de unidades de manutenção de estoque, ou SKUs (Stock Keeping Unit) facilita os processos de aquisição, armazenamento, distribuição e gerenciamento de estoque.
5. Utilização eficaz de tecnologia
A tecnologia permite atualmente níveis de automação e controle jamais sonhados por gerações anteriores. Ela impacta, assim como em outros aspectos igualmente relevantes, na ampliação da quantidade e qualidade de dados para a tomada de decisão.
Sistemas informatizados são indispensáveis para tratamento da enorme quantidade de dados que se geram em um hospital. Eles estão associados à redução de trabalho operacional e de erros, representando ganhos em eficiência, redução de custos, facilidade de compartilhamento de informações e viabilização de análises de forma ágil e confiável.
Sistemas do tipo ERP (Enterprise Resources Planning), por exemplo, unificam as informações da cadeia em um mesmo canal, enquanto sistemas de prontuário eletrônico reduzem ou até mesmo eliminam erros de registro.
Equipamentos informatizados de unitarização e dispensação de medicamentos geram enormes ganhos de produtividade, controle e rastreabilidade em um farmácia hospitalar.
Tecnologias de ponto de venda como o código de barras ou o RFID (Rario-frequency identification) são elencados como essenciais para o controle de custos, uma vez que permitem o rastreamento ao longo da cadeia e a notificação automática das movimentações nos estoques.
Conclusão
Já faz algum tempo que boas práticas em supply chain hospitalar vêm chamando a atenção de gestores preocupados em adaptar a realidade dos hospitais para atendimento às demandas e desafios emergentes do setor.
A visão sistêmica, foco em processos enxutos e incremento da automação e controle são, de fato, exemplos que ilustram porque ela merece a importância que lhe vem sendo atribuída para elevação dos níveis de serviços nessas complexas organizações.
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